Uzziņa par elektroniski sagatavota rēķina atzīšanu par grāmatvedības attaisnoto dokumentu

LATVIJAS REPUBLIKA

VALSTS IEŅĒMUMU DIENESTS

Reģ. Nr.90000069281, Smilšu iela 1, Rīga, LV-1978, tālr. 67028703, tālr./fakss 67028704, e-pasts vid@vid.gov.lv, www.vid.gov.lv

UZZIŅA

Rīgā

     24.04.2013.   

SIA „D”

Par uzziņas sniegšanu

Valsts ieņēmumu dienests ir izskatījis SIA „D”, reģ. Nr.(…) (turpmāk – Iesniedzējs), 2013.gada 18.marta iesniegumu par uzziņu (turpmāk – iesniegums) un sniedz šādu uzziņu.

Iesniedzējs, pamatojoties uz Administratīvā procesa likuma 98.pantu „tiesības uz uzziņu par savām tiesībām”, lūdz sniegt uzziņu par  sekojošo.

Iesniedzēja saimnieciskās darbības veids ir kokmateriālu vairumtirdzniecība.

Slēdzot vienošanos (mutisku) ar klientu par papīrmalkas piegāžu apjomu, puses vienojas (mutiski) par piemaksu.

Iesniedzējs norāda, ka piemaksas aprēķina preču saņēmējs.

No 2013.gada 1.janvāra Iesniedzējs izmanto Pievienotās nodokļa likuma 130.pantā noteiktās tiesības, ka „pircējs ir tiesīgs izrakstīt pats sev nodokļa rēķinu preču piegādātāja vārdā un interesēs par preču piegādēm, ko viņam sniedzis reģistrēts nodokļa maksātājs, ja starp abām pusēm pastāv iepriekšēja vienošanās un ja preču piegādātājs katram rēķinam piemēro savstarpējo rēķinu atzīšanas procedūru”.

Pirms rēķina sagatavošanas, mutiski ar katru klientu Iesniedzējs vienojas par to, ka nodokļa rēķins tiks sagatavots elektroniski ar atsauci „pašaprēķins”, tiks nosūtīts uz klienta norādīto e-pasta adresi līdz nākošā mēneša otrajai darba dienai un apmaksa tiks veikta trīs darba dienu laikā.

Nodokļa rēķins tiek sagatavots elektroniski atbilstoši Pievienotās vērtības nodokļa likuma 125.panta „Nodokļa rēķins un tā saturs” prasībām.

Iesniedzējam nav drošs elektroniskais paraksts Elektronisko dokumentu likuma izpratnē. Pievienotās vērtības nodokļa likuma 132.panta otrajā daļā noteikts, ka „elektroniska nodokļa rēķina elektroniskās formas autentiskumu un nemainīgu saturu var nodrošināt, …ja nodokļa rēķins ir nosūtīts, izmantojot elektronisko datu apmaiņu vai citu veidu, ko izvēlējies pats nodokļa maksātājs atbilstoši šā likuma 125.panta ceturtās daļas nosacījumiem”. Tāpēc nodokļu rēķina elektroniskās formas autentiskumu un nemainīgu saturu Iesniedzējs nodrošina, to saglabājot PDF formātā un nosūtot elektroniski uz klienta norādīto e-pasta adresi. Nodokļu rēķini tiek saglabāti gan elektroniski, gan izdruku veidā.

Iesniedzējam ir izstrādāti „Noteikumi par pašaprēķina nodokļu rēķinu sagatavošanu elektroniski, to apriti un glabāšanu”, lai nodokļu rēķinu varētu atzīt par ārēju attaisnojuma dokumentu saskaņā ar likuma „Par grāmatvedību” 7.¹panta trešo daļu: „Par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam – preces vai pakalpojuma saņēmējam – samaksāšanai, kurš nesatur rekvizītu „paraksts”, un nav iespējams izpildīt šā panta otrajā daļā minēto nosacījumu, ja šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību apliecina par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā”. Noteikumus ir apstiprinājis Iesniedzēja vadītājs.

Iesniedzējs lūdz sniegt uzziņu par sekojošiem jautājumiem:

1.    Vai elektroniskā veidā sagatavoti un elektroniski nosūtīti vai saņemti nodokļu rēķini, kuriem tiek nodrošināts autentiskums un nemainīgs saturs, un starp abām pusēm pastāv iepriekšēja mutiska vienošanās, bet nav drošs elektroniskais paraksts Elektronisko dokumentu likuma izpratnē, ir uzskatāmi par ārējiem attaisnojuma dokumentiem likuma „Par grāmatvedību” un Pievienotās vērtības nodokļa likuma izpratnē?

2.    Vai iepriekšēja vienošanās par to, ka nodokļu rēķinu ar atzīmi „pašaprēķins” sagatavo preču saņēmējs, var būt mutiska?

3.    Ko nozīmē jēdziens „savstarpējo rēķinu atzīšanas procedūra” Pievienotās vērtības nodokļa likuma izpratnē?

Valsts ieņēmumu dienests, izvērtējot Iesniedzēja iesniegumā izklāstīto faktu aprakstu un no minētajiem faktiem izrietošus konkrētus jautājumus, atbildes uz kuriem ir atkarīgas no to juridiska vērtējuma, sniedz šādu uzziņu.

Atbildot uz Iesniedzēja 1.jautājumu, paskaidrojam.

Atbilstoši likuma „Par grāmatvedību” 2.panta pirmajā daļā noteiktajam uzņēmuma pienākums ir kārtot grāmatvedību. Grāmatvedībā uzskatāmi atspoguļojami visi uzņēmuma saimnieciskie darījumi, kā arī katrs fakts vai notikums, kas rada pārmaiņas uzņēmuma mantas stāvoklī (turpmāk — saimnieciskie darījumi). Grāmatvedību kārto tā, lai grāmatvedības jautājumos kvalificēta trešā persona varētu gūt patiesu un skaidru priekšstatu par uzņēmuma finansiālo stāvokli bilances datumā, tā darbības rezultātiem, naudas plūsmu noteiktā laikposmā, kā arī konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisei.

Likuma „Par grāmatvedību” 7.panta pirmajā daļā ir noteikts, ka grāmatvedības reģistros izdara ierakstus, kas pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem. Attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību un kurā ietverti vismaz šādi dokumenta rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu:

1)    dokumenta autora nosaukums (firma), bet ja dokumenta autors ir fiziskā persona, – vārds un uzvārds;

2)    dokumenta autora reģistrācijas numurs (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu jāreģistrē), bet ja dokumenta autors ir fiziskā persona, – personas kods (ja personai tāds piešķirts);

3)    ārējam attaisnojuma dokumentam – arī juridiskā adrese (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adrese (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu nav jāreģistrē), bet ja dokumenta autors ir fiziskā persona, – arī personas norādītā adrese vai, ja tāda nav norādīta, deklarētās dzīvesvietas adrese;

4)    dokumenta veida nosaukums;

5)    dokumenta datums;

6)    dokumenta reģistrācijas numurs;

7)    paraksts (izņemot šā likuma 7.¹pantā minētos gadījumus);

8)    atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem – arī citi tiesību aktos noteiktie obligātie dokumenta rekvizīti;

9)    saimnieciskā darījuma dalībnieki, norādot katra saimnieciskā darījuma dalībnieka nosaukumu (firmu), reģistrācijas numuru (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu jāreģistrē), juridisko adresi (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adresi (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu nav jāreģistrē), bet ja saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziskā persona, – norādot vārdu un uzvārdu, personas kodu (ja personai tāds piešķirts), personas norādīto adresi vai, ja tāda nav norādīta, deklarētās dzīvesvietas adresi;

10)           saimnieciskā darījuma apraksts, pamatojums un mērītāji (daudzumi, summas), bet tiesību aktos noteiktajos gadījumos – arī cita informācija par saimniecisko darījumu.

Saskaņā ar likuma „Par grāmatvedību” 7.¹panta otrajā daļā noteikto par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam — preces vai pakalpojuma saņēmējam — samaksāšanai, ja tas nesatur rekvizītu „paraksts”, bet šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē.

Likuma „Par grāmatvedību” 7.¹panta trešajā daļā noteikts, ka par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam — preces vai pakalpojuma saņēmējam — samaksāšanai, kurš nesatur rekvizītu “paraksts”, un nav iespējams izpildīt šā panta otrajā daļā minēto nosacījumu, ja šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību apliecina par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Saskaņā ar Ministru kabineta 2003.gada 21.oktobra noteikumu Nr.585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” 41.punktā noteikto grāmatvedības organizācijas dokumenti nosaka kārtību, kādā uzņēmums:

1. veic inventarizācijas;

2. sniedz pārskatus par skaidrās vai bezskaidrās naudas avansu izlietojumu. Šo pārskatu iesniegšanas termiņus nosaka, ņemot vērā nodokļus reglamentējošajos normatīvajos aktos noteiktos norēķinu termiņus;

3. dokumentē un uzskaita uzņēmuma transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus, tai skaitā ar uzņēmuma saimniecisko darbību saistītos transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus, kā arī izdevumus, kas saistīti ar uzņēmuma kā darba devēja vieglo transportlīdzekļu izmantošanu tādām vajadzībām, kas nav saistītas ar uzņēmuma saimnieciskās darbības veikšanu, un kurus nosaka, ņemot vērā nodokļus reglamentējošo normatīvo aktu prasības;

4. organizē attaisnojuma dokumentu apgrozību;

5. kārto grāmatvedības reģistrus;

6. sagatavo gada pārskatu, kā arī citus grāmatvedības pārskatus. Šajā apakšpunktā minētā prasība neattiecas uz uzņēmumiem, kuru gada pārskatu vai citu grāmatvedības pārskatu sagatavošanu reglamentē konkrēts normatīvais akts;

7. glabā grāmatvedības dokumentus.

Tātad, lai sabiedrība par saimniecisko darījumu varētu veikt ierakstus grāmatvedības reģistros, ir jābūt noformētam attaisnojuma dokumentam, kurā ietverti visi likuma „Par grāmatvedību” 7.panta pirmajā daļā noteiktie rekvizīti un informācija. Par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kuru cits uzņēmums izsniedz darījuma partnerim samaksāšanai bez rekvizīta „paraksts”, ja šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē vai arī tā esamību apliecina par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Iesniedzēja izstrādātie noteikumi „Noteikumi par pašaprēķina nodokļu rēķinu sagatavošanu elektroniski, to apriti un glabāšanu” ir klasificējami kā grāmatvedības organizācijas dokumenti, jo tajos noteikta kārtība, kādā sabiedrība organizē elektroniski sagatavoto attaisnojumu dokumentu apriti. Noteikumos nav noteikta kārtība, kādā tiek apliecināta bez rekvizīta „paraksts” noformētos nodokļa rēķinos sniegtās informācijas pareizība.

Ievērojot minēto, iesniegumā minētajā konkrētajā tiesiskajā situācijā, pamatojoties uz Iesniedzēja izstrādātajiem noteikumiem par elektroniski sagatavoto dokumentu apriti, elektroniski sagatavotos nodokļu rēķinus bez rekvizīta „paraksts” nevar uzskatīt par attaisnojuma dokumentiem, saskaņā ar kuriem varētu veikt ierakstus grāmatvedības reģistros par kokmateriālu iegādes darījumu.

Savukārt,  lai elektroniski sagatavotu „pašaprēķina” nodokļa rēķinu varētu uzskatīt par attaisnojuma dokumentu likuma „Par grāmatvedību” izpratnē, dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamība jāpamato ar citu ārējo dokumentu, kam ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē vai arī tā esamība jāapliecina dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) atbildīgajai personai uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Pamatojoties uz Pievienotās vērtības nodokļa likuma 132.panta pirmo daļu reģistrēts nodokļa maksātājs nodokļa rēķinu elektroniskā formā ir tiesīgs izrakstīt (noformēt) un izsniegt tikai tad, ja šā nodokļa rēķina saņēmējs atzīst šādu nodokļa rēķina formu.

Tātad lēmums par elektronisku rēķinu izmantošanu ir atkarīgs tikai no darījumā iesaistīto personu vienošanās.

Vēršam uzmanību, ka Pievienotās vērtības nodokļa likuma 132.pantā ietvertais nosacījums nodokļa rēķina saņēmējam atzīt elektroniskā rēķina izmantošanu, galvenokārt ir pamatots ar tehniskajām prasībām, kas nepieciešamas elektroniskā rēķina saņemšanai, vai ar nodokļa rēķina saņēmēja spēju nodrošināt tādu rēķinu izcelsmes autentiskumu, satura integritāti un salasāmību, kāda būtu jānodrošina, lai saņemtu elektroniskus rēķinus, un kāda nepastāv attiecībā uz papīra rēķiniem.

Par pircēja vai pakalpojuma saņēmēja apstiprinājumu elektroniska rēķina saņemšanai var būt oficiāls vai neoficiāls rakstisks apstiprinājums, vai piekrišana klusējot, kas izpaužas, piemēram, kā saņemtā nodokļa rēķina apstrāde vai apmaksa.

Ņemot vērā minēto, Iesniedzējs ir tiesīgs mutiski vienoties ar pircēju par nodokļa rēķina izrakstīšanu elektroniskā formā.

Pievienotās vērtības nodokļa likuma 132.panta otrajā daļā noteikts, ka elektroniska nodokļa rēķina elektroniskās formas autentiskumu (nodokļa rēķina izsniedzēja identitātes apliecinājumu) un nemainīgu saturu var nodrošināt, ja nodokļa rēķinam ir drošs elektroniskais paraksts Elektronisko dokumentu likuma izpratnē vai ja nodokļa rēķins ir nosūtīts, izmantojot elektronisko datu apmaiņu vai citu veidu, ko izvēlējies pats nodokļa maksātājs atbilstoši šā likuma 125.panta ceturtās daļas nosacījumiem.

Atbilstoši 2006.gada 28.novembra Padomes Direktīvas 2006/112/EK par kopējo pievienotās vērtības nodokļa sistēmu 217.pantam šajā sadaļā „nosūtīt vai darīt pieejamu elektroniski” nozīmē, ka datus nosūta vai dara pieejamus saņēmējam, izmantojot elektroniskas datu apstrādes (tostarp digitālās saspiešanas) un glabāšanas ierīces, kā arī izmantojot vadus, radio, optiskos līdzekļus vai citus elektromagnētiskos līdzekļus.

Saskaņā ar Pievienotās vērtības nodokļa likuma 125.panta ceturtajā daļā noteikto veidu, kādā tiek nodrošināts nodokļa rēķina izcelsmes autentiskums (nodokļa rēķina izsniedzēja identitātes apliecinājums), nemainīgs saturs un salasāmība, nosaka pats nodokļu maksātājs, garantējot darījumu izsekojamību, saistot savā starpā nodokļa rēķinu un veikto darījumu.

Tātad, elektronisko nodokļa rēķinu var izsniegt vai saņemt jebkādā elektroniskā formātā. Reģistrēts nodokļa maksātājs var izvēlēties nodokļa rēķina formātu, piemēram, nodokļa rēķinu var strukturēt ziņojuma veidā (XML formātā) vai PDF formātā, kas nosūtīts uz klienta norādīto e-pasta adresi. Par elektroniskiem nodokļa rēķiniem uzskata arī papīra formāta nodokļa rēķinus, kas ieskanēti un nosūtīti vai saņemti izmantojot e-pastu.

Ievērojot minēto, izveidojot un nosūtot uz klienta norādīto e-pasta adresi nodokļa rēķinu PDF formātā, Iesniedzējs ievēro Pievienotās vērtības nodokļa likuma 132.panta otrās daļas prasības.

Atbildot uz Iesniedzēja 2. un 3.jautājumu, paskaidrojam.

Pievienotās vērtības nodokļa likuma 130.pantā noteikts, ka preču vai pakalpojumu saņēmējs ir tiesīgs izrakstīt pats sev nodokļa rēķinu preču piegādātāja vai pakalpojumu sniedzēja vārdā un interesēs par preču piegādēm vai pakalpojumiem, ko viņam sniedzis reģistrēts nodokļa maksātājs vai citas dalībvalsts nodokļa maksātājs, ja starp abām pusēm pastāv iepriekšēja vienošanās un ja preču piegādātājs vai pakalpojumu sniedzējs katram rēķinam piemēro savstarpējo rēķinu atzīšanas procedūru.

Tādējādi darījuma dalībniekiem iepriekš jāvienojas, nosakot noteikumus vai nosacījumus, un jāpiemēro savstarpējo rēķinu atzīšanas procedūru, katram rēķinam, saskaņā ar Pievienotās vērtības nodokļa likuma 130.pantā noteikto.

Spēkā esošie pievienotās vērtības nodokli regulējošie normatīvie akti nereglamentē iepriekš minētās vienošanās veidu. Tomēr „iepriekšēja” vienošanās pēc būtības un mērķa nozīmē to, ka šī vienošanās ir panākta pirms maksājamo summu „pašaprēķina” izsniegšanas. Tādējādi darījuma dalībniekiem jāspēj pierādīt, ka ir pastāvējusi iepriekšēja vienošanās.   

Ņemot vērā minēto, tiesiskās noteiktības nolūkā darījuma dalībniekiem iepriekšēja vienošanās noformējama rakstiski, ievērojot, ka darījuma dalībniekiem jāspēj pierādīt iepriekšējās vienošanās esamība. Vienlaikus, norādām, ka šāda vienošanās var tikt izteikta arī citā veidā.

Darījuma dalībnieki nosaka procedūru kādā savstarpēji tiek atzīts katrs rēķins, piemēram, rakstiski ar iepriekšēju vienošanos vai pierādot ar preču piegādātāja rēķina apstrādi vai maksājuma saņemšanu).

Papildus norādām, ka Pievienotās vērtības nodokļa likuma 125.pantā noteikts kādu dokumentu uzskata par nodokļa rēķinu, nodokļa rēķina saturs, kā arī attiecībā uz atsevišķiem darījumiem nodokļa rēķinā iekļaujamās norādes un atsauces.

Saskaņā ar Pievienotās vērtības nodokļa likuma 125.panta pirmās daļas 14.punktā noteikto, par nodokļa rēķinu uzskata dokumentu papīra vai elektroniskā formā, kurā norādīti šādi rekvizīti un informācija, ja nodokļa rēķinu saskaņā ar šā likuma 130.pantu izraksta pats preču vai pakalpojumu saņēmējs, - norāde „pašaprēķins”.

Ņemot vērā minēto, atbilstoši Pievienotās vērtības nodokļa likuma 125.panta pirmās daļas 14.punktam, ja nodokļa rēķinu saskaņā ar šā likuma 130.pantu izraksta pats preču vai pakalpojumu saņēmējs, tad reģistrētam nodokļa maksātājam pievienotās vērtības nodokļa rēķinā (papīra vai elektroniskā formā) papildus citiem rekvizītiem jānorāda atsauce „pašaprēķins” (angļu valodā – „self-billing”).

Sniedzot uzziņu, tika piemērotas šādas tiesību normas: Pievienotās vērtības nodokļa likuma 125.panta pirmās daļas 14.punkts, 125.panta ceturtā daļa, 130.pants, 132.pants, 132.panta otrā daļa, 2006.gada 28.novembra Padomes Direktīvas 2006/112/EK par kopējo pievienotās vērtības nodokļa sistēmu 217.pants.

Atbilstoši Administratīvā procesa likuma 101.panta ceturtajai daļai uzziņu var apstrīdēt augstākā iestādē. Ja augstākas iestādes nav vai tā ir Ministru kabinets, tad uzziņa nav apstrīdama. Tā nav pārsūdzama tiesā. Saskaņā ar Administratīvā procesa likuma 1.panta otro daļu augstāka iestāde ir tiesību subjekts, tā struktūrvienība vai amatpersona, kas hierarhiskā kārtībā var dot rīkojumu iestādei vai atcelt tās lēmumu. Ņemot vērā to, ka Valsts ieņēmumu dienestam attiecībā uz uzziņu apstrīdēšanu nav augstākas iestādes, šī uzziņa nav apstrīdama un pārsūdzama.

Ģenerāldirektore                                                            N.Jezdakova

Nav komentāru

Komentēt